Оглавление
ТЕОРИЯ ИЛИ ПРАКТИКА: РАССТАВЛЯЕМ АКЦЕНТЫ
Корпоративное обучение хорошо тем, что позволяет сотрудникам в минимальные сроки отработать максимум практических умений.
В школе или вузе у преподавателей есть время на разъяснение теории. У нас его нет, да и не студенты перед нами, а профессионалы своего дела, у большинства из которых за спиной свои университеты. Осваивать профессию делопроизводителя в их планы не входит.
Если мы делаем упор на практику, то вполне логично, что обучение должно проводиться в специально оборудованном помещении. В идеале каждого «студента» нужно посадить за компьютер, чтобы он мог выполнить задания по работе в СЭД. В крайнем случае компьютер может быть и один на всех, но каждый из новичков обязательно должен успеть поработать в программе в тестовом режиме. Обучать работе в СЭД с помощью показа презентаций – пустая трата времени.
Готовить ли для группы обучающихся обширный и красочный раздаточный материал? На наш взгляд, не стоит. Если есть возможность обойтись без лишних бумаг, то лучше так и сделать. Слушатели сами законспектируют то, что сочтут нужным, а упор лучше сделать на практических заданиях.
Общая схема организации делопроизводство и документооборот
Для эффективного делопроизводства и документооборота необходимо обеспечить:
- регистрацию документа, т. е. отметку даты поступления и присвоение ему входящего номера (опционально);
- передачу входящего документа в установленные графиком документооборота сроки в подразделение, которое занимается этим
- вопросом, или в несколько подразделений;регистрацию принятия документа ответственными лицами в работу;
- получение отметки об исполнении/ ответе/ принятых мерах по документу;
- передачу обработанного документа на хранение.Организация исходящих потоков документов
Путь таких документов в делопроизводстве и документообороте предприятия обычно начинается в самом «низу» организационной структуры предприятия.
После создания они проходят путь согласования и визирования в нескольких структурных подразделениях (в последнюю очередь — у руководства) и отправляются во внешние инстанции: торговым партнерам, поставщикам и покупателям, в контролирующие органы и так далее.
Для исходящих документов необходимо разработать:
- назначение ответственных лиц по созданию, проверке и доработке исходящих документов в каждом подразделении;
- эффективный порядок согласования документа в различных отделах, с соблюдением определенных сроков;
- регистрацию документа при его отправке адресату.
- Организация внутренних потоков документовЭто самый обширный участок делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. При этом часто именно их движение является наиболее неупорядоченным. Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих.
К примеру, путь какого-то документа может начинаться от специалиста или отдела в качестве проекта, пройти согласование и визирование в вышестоящих подразделениях, поступить на подпись к руководству и уже с его разрешительной резолюцией отправиться обратно вниз — к исполнению сотрудникам определенного отдела или всего предприятия.
Поэтому для результативного делопроизводства и документооборота необходимо разработать наименее затратные по времени пути движения документов как от исполнителей «наверх» при разработке проекта документа, так и «вниз», к исполнению уже готового, а также контроль их исполнения.
Учебный план
- Нормативно-правовая основа делопроизводства. Функции делопроизводительной службыОрганизационные основы делопроизводства.
- Организационно-распорядительная документация: требования ГОСТ. Реквизиты документов. Бланки документов
- Распорядительные документы. Составление приказов, указаний, распоряжений. Организационные документы. Особенности оформления уставов, положений, инструкций, правил
- Культура делового письма
- Систематизация и обеспечение сохранности документов Конфиденциальное делопроизводство. Оформление документов с учетом требований законодательства
- Документирование управления персоналом
- Архивоведение
- Основы психологии делового общения
- Производственная практика
Итого академических часов (Общая трудоемкость*) — 250 часов
* Общая трудоемкость включает лекции, практические занятия, самостоятельную работу слушателей
РЕЗЮМЕ
1. Программы адаптации и наставничества для новичков должны включать обучение делопроизводству. Если таких программ в организации нет, то новых сотрудников рекомендуется обучать индивидуально, направляя их к секретарю или в канцелярию.
2. При составлении программы обучения нужно учитывать особенности обращения с документами в каждой конкретной организации.
3. Если новички обучаются группой, для них составляется универсальная программа обучения делопроизводству. Если есть возможность разделить «студентов» по функционалу, для них разрабатываются специальные программы. Преимущество их в том, что работники получают больше нужной в работе информации.
4. При составлении программы обучения рекомендуется закладывать в нее минимум теории и максимум практики.
5. Обучение по любой программе должно завершаться практическими заданиями. Каждый «ученик» должен выполнить как можно больше заданий под руководством преподавателя.
Основы делопроизводства и документооборота на предприятии
Неспециалистам, которые не сталкиваются с организацией работы в комплексе, может казаться, что правильное делопроизводство и документооборот на предприятии — одна из наименее важных задач. Ведь это «всего лишь бумажки», а самое главное — наладить продажи, производство или предоставление услуг. И действительно, если ваше предприятие представляет собой руководителя и 3 сотрудников, то, возможно, это справедливо. Однако чем сложнее становятся ваши бизнес-процессы, и чем больше людей вовлекаются в каждый из них, тем меньше будет эффективность без налаженного делопроизводства и документооборота. Вы вольны выбирать форму: электронную или бумажную, однако совсем без них обойтись нельзя. Ведь вам нужно:
- Организовать эффективный бухгалтерский, налоговый, управленческий учет;
- Обеспечить с помощью делопроизводства и документооборота оперативное реагирование на входящие сообщения: письма из гос.органов, жалобы клиентов, коммерческие предложения и так далее. Необходимо назначить ответственного, организовать взаимодействие различных отделов по обсуждению вопросов, которые находятся в компетенции нескольких подразделений одновременно, и контролировать скорость обработки информации;
- Обеспечить эффективную обратную связь «снизу»: обсуждение и внедрение предложений по улучшению работы, претензии подразделений друг к другу, сообщения об изменениях в процессах и тому подобное;
- Организовать с помощью делопроизводства и документооборота взаимодействие кадровой службы с бухгалтерией, хозяйственной частью, службой защиты информации на предприятии: своевременную смену кодов доступа при увольнении сотрудника, блокировки/приостановки учетной записи, обеспечение нового сотрудника оборудованным рабочим местом и необходимыми инструментами и материалами для работы;
- Организовать эффективную систему учета показателей работы и выплаты премий по их результатам;
- Организовать автоматизацию рутинных операций, ускорить обработку заявок клиентов.
УЧИТЫВАЕМ «МЕСТНЫЙ КОЛОРИТ»
Все тонкости делопроизводства новым работникам знать не обязательно. Новички должны разбираться в особенностях процессов делопроизводства именно своей организации; знать, к кому обратиться за справкой или где получить информацию, если возникнут затруднения при работе с документами.
Большинство новичков приходят в компанию с собственными представлениями о том, как нужно работать с документами: «А на прошлой работе мы делали так…» (или вообще не делали). Если с самого начала не дать понять, что в компании для всех установлены общие четкие правила ДОУ, то шлейф предыдущего опыта еще долго будет сопровождать нового сотрудника и создавать проблемы ему и его коллегам.
Общие правила делопроизводства, конечно, универсальны. Но в каждой компании немало собственных традиций. В Таблице 2 на примере условной организации показано, какие это могут быть особенности.
Таким образом, если новичок прежде работал в более или менее серьезной организации, то с основами делопроизводства он знаком. Академический подход при корпоративном обучении вообще не приветствуется: начинать с азов некогда, да и не нужно. Главная задача – донести до нового коллеги только «местные» особенности обращения с документами.
Не нужно сообщать ему, что служебная записка – информационно-справочный документ, выполняющий определенные функции. Вместо этого нужно объяснить, в каких случаях в компании составляют служебные записки и как именно это делать.
Если сравнить приведенные выше примеры, становится понятно, почему разные категории работников обучаются по разным программам. Похожие программы можно составить для работников, которые ведут активную внешнюю переписку, и тех, кто работает в основном с внутренними документами, для сотрудников центра обслуживания клиентов и для ответственных за делопроизводство в подразделениях.
Преимущество специализированных программ в том, что они помогают новым работникам быстро и эффективно освоить основные правила делопроизводства в организации. Менее значимыми умениями сотрудники овладеют сами в процессе работы.
На основе специализированных программ строится и индивидуальное обучение. Если в компании никто не занимается адаптацией новичков, то все равно кто-то должен объяснять им правила работы. Если речь идет о правилах и принципах делопроизводства, то лучшим консультантом станет сотрудник канцелярии, а не того отдела, в котором новичку предстоит работать. Программа обучения составляется в зависимости от того, какие обязанности будет выполнять новый сотрудник.
Методы и задачи
Профессиональная переподготовка «Делопроизводство и документооборот» — понятия, которые многие считают синонимами, однако это не так. Делопроизводство — это все, что касается работы с документами, начиная от их создания и заканчивая передачей в архив. Здесь имеется в виду обеспечение создания документов, передачи их из отдела в отдел и хранения после выполнения своей задачи.
Под документооборотом же подразумевают движение документов, т. е. фактически это этап, который находится между созданием документа и его уничтожением или передачей в архив. Делопроизводство и документооборот на предприятии находятся в тесной связи, поскольку последний является частью первого.
Инновационный институт ДПО (ИНИСО) предлагает пройти курс «Делопроизводство и документооборот» обучения, чтобы овладеть основами востребованной профессии.
Обучение по нашей программе обучения на профессию «Делопроизводство и документооборот» для работы дистанционно (очно-заочная, с применением дистанционных технологий) открывает возможность освоения новой профессии с помощью билетов и структурирования имеющихся знаний об обязанностях и инструкции для каждого. Инновационный образовательный процесс позволяет слушателям овладеть необходимыми знаниями включая должностные обязанности вахты и охраны труда из любой точки планеты без отрыва от основного вида деятельности в любое удобное время пройти тест с аттестацией.
Планируйте свою трудовую деятельность с получением знаний из нашего учебного пособия, хотите пройти курсы дистанционно в России? Только у нас Вы можете пройти специально разработанную образовательную программу подготовки. После прохождения обучения Вы сразу можете приступить к выполнению профессиональных задач.
Профессиональная переподготовка дистанционно с получением диплома длится до 250 часов по нашей программе обучения. Интенсивность обучения вы контролируете сами, в зависимости от Вашей загруженности и времени, которым располагаете для освоения востребованной на рынке профессии. По окончании обучения и успешной сдачи итоговых испытаний Вам выдается диплом о профессиональной переподготовке с присвоением профессии «Делопроизводство и документооборот».
ВЫБИРАЕМ СПОСОБ АДАПТАЦИИ
Начальника канцелярии, секретаря и делопроизводителя не волнует, насколько быстро новые коллеги проникнутся корпоративным духом
Для них важно, чтобы новый работник как можно скорее освоил правила обработки документов. Это значит, что меньше будет ошибок в оформлении, реже будут возникать ситуации, когда маршрут согласования документа неверен или директор отказывается подписать неправильно составленный документ
Рассмотрим преимущества и недостатки разных методов обучения новичков правилам работы с документами организации – наставничество и групповое обучение
(Таблица 1).
Конечно, есть еще и третий способ – отсутствие какой-либо программы адаптации в компании. Новый работник приходит в свое подразделение и сначала обращается с вопросами к коллегам, а затем учится на своих ошибках.
Отвечая на вопросы новенького, очень часто старожилы с удивлением обнаруживают, что у каждого из них свои представления об оформлении и маршрутах документов. В этом случае лучше всего сразу направлять новых работников (и старожилов за компанию) в службу ДОУ, которая должна организовать их обучение.
СПОСОБЫ АДАПТАЦИИ НОВИЧКОВ
Обычно за адаптацию новых сотрудников отвечают кадровики. Они всячески поддерживают работников в их первые (действительно нелегкие) дни на новом месте.
■ «День нового работника». На крупных предприятиях, где количество работников измеряется тысячами, а кадровые передвижения происходят постоянно, обучающие мероприятия для новичков – распространенная практика. Примерно один раз в две недели группу из нескольких новых работников в течение целого дня водят с экскурсией по подразделениям, знакомят с производством, рассказывают им о компании, показывают презентационные фильмы, объясняют общие правила работы.
Обычно в этот день новички проводят несколько часов в учебном классе, где им показывают и объясняют структуру локальной сети компании, внутреннего корпоративного портала, а также объясняют принципы работы в основных программах.
■ Наставничество. В небольших и средних по размеру компаниях, где новые сотрудники появляются редко, организовать для каждого из них «День нового работника» вряд ли возможно и не совсем рационально. В этих случаях выручает так называемое наставничество, когда за новичком на пару недель закрепляют кого-то из коллег, который объясняет подопечному правила и принципы работы на новом месте и нормы корпоративной этики.
Даже если новый работник всего один, нужно помочь ему в адаптации. Чтобы новичок включился в работу как можно быстрее, его нужно обучать. Это относится и к небольшим компаниям, где трудится десяток человек, и к гигантам, одно беглое знакомство с которыми может занять день или два.
СОСТАВЛЯЕМ ПРОГРАММЫ ОБУЧЕНИЯ
Если обучение новичков в компании проводится на постоянной основе, лучше составить одну универсальную и несколько специализированных программ. Обучение обязательно должно завершаться практикой.
УНИВЕРСАЛЬНАЯ ПРОГРАММА
Универсальная программа подойдет компаниям, которые практикуют «Дни новых работников» или похожие мероприятия. Она предполагает групповое обучение. Новым сотрудникам преподают только общие правила делопроизводства в организации (Пример 1).
ПРИМЕР 1
Содержание универсальной программы обучения новых работников
Для кого предназначена: для всех новых работников.
I. Правила подготовки и оформления документов.
1. Подготовка и оформление исходящих документов:
а) прием и выполнение задания;
б) отчет о выполнении задания.
2. Подготовка и оформление внутренних документов.
3. Маршруты согласования документов в компании.
II. Поиск документов.
III. Регламенты по делопроизводству.
Практические задания:
1. Создать служебную записку.
2. Отправить на согласование проект документа.
3. Выполнить задание по документу:
а) принять задание (например, создать письмо-ответ);
б) создать исходящее письмо в ответ на входящее;
в) отчитаться о выполнении задания.
4. Найти документ в базе данных.
СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ ПРОГРАММЫ
Для обучения по специализированным программам «студенты» делятся на несколько категорий в зависимости от выполняемых ими обязанностей. Для каждой категории обучающихся составляется собственная программа (Примеры 2 и 3). Использовать такие программы удобно, когда практикуется наставничество.
ПРИМЕР 2
Содержание специализированной программы обучения «Руководитель»
Для кого предназначена: для начальников отделов, филиалов,
заместителей, топ-менеджеров.
1. Рассмотрение документа в СЭД:
а) вынесение резолюции;
б) назначение исполнителя;
в) прием выполненного задания.
2. Маршруты согласования документов в компании.
3. Подписание и утверждение документа.
4. Создание документа в СЭД:
а) прием и выполнение задания;
б) отчет о выполнении задания.
5. Подготовка и оформление исходящих документов.
6. Поиск документов.
7. Делегирование полномочий помощнику в СЭД.
Практические задания:
1. Назначить исполнителя по входящему документу
с вынесением резолюции.
2. Согласовать проект документа.
3. Проверить лист согласования и утвердить/не утвердить
проект документа.
4. Выполнить задание по документу:
а) принять задачу в работу;
б) создать исходящее письмо в ответ на входящее;
в) отчитаться о выполнении задания.
5. Найти документ в базе данных.
6. Делегировать свои полномочия помощнику в СЭД.
ПРИМЕР 3
Содержание специализированной программы обучения «Секретарь»
Для кого предназначена: для офис-менеджеров, секретарей, помощников руководителей.
1. Регистрация документов:
а) регистрация входящих документов;
б) регистрация исходящих документов;
в) регистрация внутренних документов.
2. Правила подготовки и оформления документов:
а) подготовка и оформление исходящих документов:
• прием и выполнение задания;
• отчет о выполнении задания;
б) подготовка и оформление внутренних документов;
в) маршруты согласования документов в компании.
3. Контроль выполнения заданий по документам:
а) назначение исполнителя;
б) отчет о выполнении задания;
в) справка-отчет о выполнении заданий.
4. Хранение документов:
а) составление номенклатуры дел;
б) формирование дел.
5. Поиск документов.
6. Регламенты по делопроизводству.
Практические задания:
1. Зарегистрировать документ.
2. Проверить маршрут согласования документа.
3. Отправить исполнителю задачу по документу.
4. Поместить документ в дело согласно номенклатуре.
5. Найти документ в базе данных.
